Hace un tiempo atrás nos llamaron de una empresa agroproductiva porque necesitaban “hacer algo” con su proceso de Control de Calidad. María Naranjo, Gerenta del área nos contó que su equipo invertía muchísimo tiempo transcribiendo formularios rellenados a mano a planillas Excel de gran tamaño. Además, muchas veces debían “perseguir” a los jefes buscando la autorización de estos formularios. Era un proceso largo y lento. Junto con esto, por exigencias gubernamentales debían almacenar esa documentación en papel por al menos por 5 años, lo que exigía un gran espacio físico, riesgos de pérdida de información en caso de accidente o lentitudes al consultarla. 

Por otro lado, María no solo debía detectar anomalías, sino también clasificar lo recolectado según distintos parámetros para determinar a qué cliente se le enviaría el producto. Por correo, le enviaba esta información a producción, logística y comercial para su correcta planificación. Cómo el proceso era manual y tedioso, no estaba exento de errores. Fue así como llegó un lote del calibre equivocado a un cliente en Asia. 

¿Cómo evitar que este error volviera a repetirse? ¿Cómo liberar tiempo para enfocarlo en mayor análisis de la información? ¿Cómo los procesos podrían ser más colaborativos?

Desde otra empresa del rubro les recomendaron reunirse con nosotros e implementar Adone. Partimos con nuestra plataforma base. En cada reunión fuimos conversando sobre las distintas etapas del proceso de control de calidad, los responsables, el resultado esperado, los desafíos, etc. Al mismo tiempo, desde el principio, el equipo de calidad y los otros clientes internos claves interactuaron con la herramienta, con lo que evitamos en gran parte la resistencia al cambio. La información obtenida de nuestras conversaciones y del uso de esta herramienta, nos guío para entregar una solución eficiente en tiempo y forma.

¿QUÉ SE LOGRÓ CON LA DIGITALIZACIÓN DE CONTROL DE CALIDAD?

1 . Agilizar los procesos

La implementación de Adone en el área de calidad ha supuesto una significativa aceleración en la gestión de no conformidades, reclamos y acciones correctivas preventivas, además de agilizar los procesos productivos, al acelerar la entrega de información a los clientes internos. 

2. Automatizar y ahorrar tiempo

Los datos se registran en la plataforma en tiempo real una sola vez, ya sea en un computador o un tablet en cada una de las plantas productivas. El proceso es rápido, intuitivo y a prueba de errores. Además se automatizó el flujo de aprobaciones: a los encargados de firmar un documento les llega un correo, con un click pueden revisarlo y dar el visto bueno. Se envía un correo a los interesados indicando que ya está autorizado. Estos mecanismos liberaron tiempo para otras labores (proyectar, revisar, planificar, diseñar planes de mejora, etc.) Por otro lado, la búsqueda de documentación se agilizo con las capacidades de filtro, y agrupación que posee la plataforma. Finalmente, las áreas de producción tienen información de disponibilidad de productos más rápido.

3. Minimizar los errores humanos y evitar costos adicionales

La plataforma no les permite acciones indebidas y les recuerda proactivamente lo que tienen pendiente. Da seguridad en el cumplimiento de las normativas y protocolos. Evita costos que pueden surgir por accidentes, errores, revisiones, imprevistos, sanciones.

Por otro lado, la personalización de alarmas automáticas, como alertas por documentos próximos a vencer, auditorías programadas o retrasos en procesos, mantiene al equipo de calidad siempre informado y en control. Estas notificaciones oportunas permiten abordar desafíos antes de que se conviertan en problemas mayores.

4. Mejorar la accesibilidad y el control

La capacidad de acceder a Adone desde diversos dispositivos (PC, móviles, tablets) y ubicaciones, gracias a su alojamiento en la nube, brinda flexibilidad sin sacrificar seguridad. Además, el hecho de que sólo los usuarios autorizados tengan acceso a la información, asegurando un control total.

María Naranjo, todo su equipo, clientes internos y externos quedaron satisfechos y motivados. Por un lado, sumaran nuevos procesos a la plataforma y por otro, están realizando las gestiones para certificar el sistema ante organismos externos. Quieren dar un paso más en la trazabilidad y agilidad.